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| Una radiografía del servicio de correos electrónicos y técnicas de redacción. |
El correo electrónico lo inventó el norteamericano Ray Tomlinson en 1971. Un servicio de comunicación personal y corporativa que las nuevas tecnologías no sustituyen en 45 años. Sobre 95% de empleados prefirió el "email" (como se conoce en inglés) -y luego otras tecnologías- para comunicarse, por encima del contacto presencial, según encontró RingCentral en 2015. Por eso, los conflictos y riesgos pueden ser la orden del día para quienes usan el correo sin conocer técnicas de redacción.
Sobre 205 mil millones de "emails" fueron recibidos y enviados a diario tan solo en 2015, cifra que alcanzará los 246 mil millones en 2019, según encontró Radicati Group (RaG) en 2015. Un empleado promedio recibió y envió 123 mensajes diarios en 2016, reportó la misma fuente.
Más allá de un buzón libre de costo para intercambiar mensajes privados en la Internet, nuestros correos electrónicos son la carta de presentación de nuestra credibilidad y profesionalismo. Se estima que un tercio de la población global usará correos electrónicos para el 2019 (RaG, 2015). Por eso, es esencial que aprendamos la etiqueta o los pro's y contras en la redacción de correos electrónicos.
Como regla general, primero evaluamos si lo que deseamos informar no amerita ser comunicado en persona, teléfono o a través de cualquier otro medio. Así, evitamos saturar al o los destinatarios.
Sobre 205 mil millones de "emails" fueron recibidos y enviados a diario tan solo en 2015, cifra que alcanzará los 246 mil millones en 2019, según encontró Radicati Group (RaG) en 2015. Un empleado promedio recibió y envió 123 mensajes diarios en 2016, reportó la misma fuente.
Más allá de un buzón libre de costo para intercambiar mensajes privados en la Internet, nuestros correos electrónicos son la carta de presentación de nuestra credibilidad y profesionalismo. Se estima que un tercio de la población global usará correos electrónicos para el 2019 (RaG, 2015). Por eso, es esencial que aprendamos la etiqueta o los pro's y contras en la redacción de correos electrónicos.
Como regla general, primero evaluamos si lo que deseamos informar no amerita ser comunicado en persona, teléfono o a través de cualquier otro medio. Así, evitamos saturar al o los destinatarios.
Conozcamos los Pro's:
1. Destacamos el título o "subject".
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Imagen 1. Ejemplo de cómo destacar un título a base de uno de mis proyectos profesionales.
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Sencillo: Póngase en el papel del destinatario. Si el "subject" o título no llama la atención, el correo se perderá o no será leído. El título resumirá la razón de ser del mensaje a llevar y de la forma más breve posible. Si son menos de 10 palabras bien y si logra menos de 8, mucho mejor. Lo ideal son títulos cortos que destaquen logros significativos, información novedosa o atractiva al recipiente.
2. Saludo cordial. Cuerpo ordenado y breve
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Imagen 2: Ejemplo de cómo destaqué el título y cuerpo del correo electrónico.
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Comenzamos con un saludo cordial y, de ser posible, personalizado como: Saludos cordiales María, Estimado Juan, Hola Carlos, Buenas tardes Sandra. Luego, complementamos con un contenido breve.
Recomiendo, organizar y resumir el mensaje a tres párrafos de dos o tres oraciones cortas. Podemos escribir y leer varias veces lo escrito para acortar el cuerpo.
El ejemplo en la Imagen 2 contiene un saludo cordial generalizado porque se envió a múltiples destinatarios. En este caso, podemos usar el "Blind Carbon Copy" o "BCC" (Ver Imagen 3). El BCC impide que el o los destinatarios que coloquemos en el renglón de "To", vean el "email" de los terceros que coloquemos en el renglón de "BCC".
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| Imagen 3: Ejemplo de "Blind Carbon Copy" o BCC en gmail. |
Por ejemplo: "Me parece bien esto (y especifique). Sugiero cambiar esto (especifique) por X razón si les parece bien. Quedo abierto a recomendaciones. Gracias.
Puede ajustar el tamaño del texto en el cuerpo del correo para favorecer a lectores con problemas visuales o de la tercera edad.
3. Agradecimiento y firma
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| Ejemplo de cierre con agradecimiento y firma profesional. |
El agradecimiento, los buenos deseos o reiterar la disponibilidad no pueden faltar en un cierre de correo electrónico. Del mismo modo, la firma que contenga la información de contacto. Un relevo o "disclaimer" bajo la firma minimiza los riesgos de seguridad y confidencialidad en sus mensajes. También, pueden ser útiles en caso de reclamos legales.
Antes de enviar el correo: lo leemos mínimo tres veces más para asegurarnos de cumplir con estos requisitos mínimos. Entonces colocamos el correo electrónico del destinatario y las copias en la opción "CC" si amerita. Así nos evitamos, enviar el correo sin revisión o por accidente.
Puede llamar, o notificar por texto el envío o solicitar acuse de recibo de aquellos correos que requieran pronta acción, material urgente o sensitivo.
Antes de enviar el correo: lo leemos mínimo tres veces más para asegurarnos de cumplir con estos requisitos mínimos. Entonces colocamos el correo electrónico del destinatario y las copias en la opción "CC" si amerita. Así nos evitamos, enviar el correo sin revisión o por accidente.
Puede llamar, o notificar por texto el envío o solicitar acuse de recibo de aquellos correos que requieran pronta acción, material urgente o sensitivo.
1. Evitemos distracciones y adjuntos excesivos
Las imágenes de fondo, el lenguaje rebuscado, los colores llamativos y elementos similares sirven de distracción. Un mensaje sencillo, limpio y simple con información selecta, es la forma correcta de llamar la atención.
Algunos proveedores de "email" tienen espacios limitados de almacenamiento y enviar correos pesados hará que nos reboten o no lleguen. Los elementos audiovisuales o gráficos pueden incluirse en enlaces o "links" para descarga adicional a través de herramientas como "Youtube" o "Google Drive".
2. Errores ortográficos, adjuntos o de destinatario
Nunca favorecen al emisor. Mi recomendación es no colocar el correo electrónico de el o los destinatarios hasta leer mínimo tres veces el correo y asegurarnos de que no contiene errores ortográficos y cumple con ser simple, preciso y conciso.
Esto incluye validar que los elementos adjuntos o "attachments" sean incluidos y sean los correctos. Asimismo, con el o los destinatarios una vez colocamos su o sus e-mails en "To", "CC" o "BCC" para proceder con el envío.
3. Cuerpos en MAYÚSCULAS o reclamos adversos
Redactar un cuerpo de correo electrónico en mayúsculas significa que usted le grita al destinatario y esta impresión no es profesional. Asimismo, todo lo escrito puede ser usado en nuestra contra.
Jamás conteste un correo enojado o lo puede lamentar. Al recibir correos electrónicos con reclamos adversos, limitarnos a acusar el recibo con un "Recibido. Gracias" y conversar en persona o por teléfono con el emisor cuando se nos pasa el coraje, suele evitar que se agrande el conflicto.
¿Conoce alguna técnica adicional? ¿Tiene recomendaciones? Sus comentarios siempre son bienvenidos. Búscame en Twitter.
La siguiente infografía muestra una radiografía del servicio de "emails" en 2016:
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