REDACCIÓN 101 Y RADIOGRAFÍA DEL CORREO ELECTRÓNICO [INFOGRAFÍA] Pro's y contras en etiqueta de emails

Una radiografía del servicio de correos electrónicos y técnicas de redacción.

El correo electrónico lo inventó el norteamericano Ray Tomlinson en 1971. Un servicio de comunicación personal y corporativa que las nuevas tecnologías no sustituyen en 45 años. Sobre 95% de empleados prefirió el "email" (como se conoce en inglés) -y luego otras tecnologías- para comunicarse, por encima del contacto presencial, según encontró RingCentral en 2015. Por eso, los conflictos y riesgos pueden ser la orden del día para quienes usan el correo sin conocer técnicas de redacción. 

Sobre 205 mil millones de "emails" fueron recibidos y enviados a diario tan solo en 2015, cifra que alcanzará los 246 mil millones en 2019, según encontró Radicati Group (RaG) en 2015. Un empleado promedio recibió y envió 123 mensajes diarios en 2016, reportó la misma fuente. 

Más allá de un buzón libre de costo para intercambiar mensajes privados en la Internet, nuestros correos electrónicos son la carta de presentación de nuestra credibilidad y profesionalismo. Se estima que un tercio de la población global usará correos electrónicos para el 2019 (RaG, 2015). Por eso, es esencial que aprendamos la etiqueta o los pro's y contras en la redacción de correos electrónicos. 

Como regla general, primero evaluamos si lo que deseamos informar no amerita ser comunicado en persona, teléfono o a través de cualquier otro medio. Así, evitamos saturar al o los destinatarios. 

Conozcamos los Pro's: 

1. Destacamos el título o "subject". 

Imagen 1. Ejemplo de cómo destacar un título a base de uno de mis proyectos profesionales.

Sencillo: Póngase en el papel del destinatario. Si el "subject" o título no llama la atención, el correo se perderá o no será leído. El título resumirá la razón de ser del mensaje a llevar y de la forma más breve posible. Si son menos de 10 palabras bien y si logra menos de 8, mucho mejor. Lo ideal son títulos cortos que destaquen logros significativos, información novedosa o atractiva al recipiente. 

2. Saludo cordial. Cuerpo ordenado y breve

Imagen 2: Ejemplo de cómo destaqué el título y cuerpo del correo electrónico.

Comenzamos con un saludo cordial y, de ser posible, personalizado como: Saludos cordiales María, Estimado Juan, Hola Carlos, Buenas tardes Sandra. Luego, complementamos con un contenido breve.  

Recomiendo, organizar y resumir el mensaje a tres párrafos de dos o tres oraciones cortas. Podemos escribir y leer varias veces lo escrito para acortar el cuerpo. 

El ejemplo en la Imagen 2 contiene un saludo cordial generalizado porque se envió a múltiples destinatarios. En este caso, podemos usar el "Blind Carbon Copy" o "BCC" (Ver Imagen 3). El BCC impide que el o los destinatarios que coloquemos en el renglón de "To", vean el "email" de los terceros que coloquemos en el renglón de "BCC". 

Imagen 3: Ejemplo de "Blind Carbon Copy" o BCC en gmail.

Si el motivo del correo es una corrección, revisión u opinión. Comience elogiando los aciertos primero y mantenga un tono humilde en sus recomendaciones. 
Por ejemplo: "Me parece bien esto (y especifique). Sugiero cambiar esto (especifique) por X razón si les parece bien. Quedo abierto a recomendaciones. Gracias. 

Puede ajustar el tamaño del texto en el cuerpo del correo para favorecer a lectores con problemas visuales o de la tercera edad. 

3. Agradecimiento y firma

Ejemplo de cierre con agradecimiento y firma profesional.

El  agradecimiento, los buenos deseos o reiterar la disponibilidad no pueden faltar en un cierre de correo electrónico. Del mismo modo, la firma que contenga la información de contacto. Un relevo o "disclaimer" bajo la firma minimiza los riesgos de seguridad y confidencialidad en sus mensajes. También, pueden ser útiles en caso de reclamos legales. 

Antes de enviar el correo: lo leemos mínimo tres veces más para asegurarnos de cumplir con estos requisitos mínimos. Entonces colocamos el correo electrónico del destinatario y las copias en la opción "CC" si amerita. Así nos evitamos, enviar el correo sin revisión o por accidente. 

Puede llamar, o notificar por texto el envío o solicitar acuse de recibo de aquellos correos que requieran pronta acción, material urgente o sensitivo. 

Conozcamos los Contras: 

1. Evitemos distracciones y adjuntos excesivos

Las imágenes de fondo, el lenguaje rebuscado, los colores llamativos y elementos similares sirven de distracción. Un mensaje sencillo, limpio y simple con información selecta, es la forma correcta de llamar la atención.  

Algunos proveedores de "email" tienen espacios limitados de almacenamiento y enviar correos pesados hará que nos reboten o no lleguen. Los elementos audiovisuales o gráficos pueden incluirse en enlaces o "links" para descarga adicional a través de herramientas como "Youtube" o "Google Drive". 

2. Errores ortográficos, adjuntos o de destinatario

Nunca favorecen al emisor. Mi recomendación es no colocar el correo electrónico de el o los destinatarios hasta leer mínimo tres veces el correo y asegurarnos de que no contiene errores ortográficos y cumple con ser simple, preciso y conciso. 

Esto incluye validar que los elementos adjuntos o "attachments" sean incluidos y sean los correctos. Asimismo, con el o los destinatarios una vez colocamos su o sus e-mails en "To", "CC" o "BCC" para proceder con el envío. 

3. Cuerpos en MAYÚSCULAS o reclamos adversos

Redactar un cuerpo de correo electrónico en mayúsculas significa que usted le grita al destinatario y esta impresión no es profesional. Asimismo, todo lo escrito puede ser usado en nuestra contra. 

Jamás conteste un correo enojado o lo puede lamentar. Al recibir correos electrónicos con reclamos adversos, limitarnos a acusar el recibo con un "Recibido. Gracias" y conversar en persona o por teléfono con el emisor cuando se nos pasa el coraje, suele evitar que se agrande el conflicto.  

¿Conoce alguna técnica adicional? ¿Tiene recomendaciones? Sus comentarios siempre son bienvenidos. Búscame en Twitter.

La siguiente infografía muestra una radiografía del servicio de "emails" en 2016: 

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EMPRESAS SE JUEGAN CONFIANZA DEL PÚBLICO ENTRE REGULACIONES Y CONVERGENCIA Lo nuevo del Edelman Trust Barometer Annual Global Study 2014



El Edelman Trust Barometer Annual Global Study 2014, una guía sobre las exigencias del público para la confianza en la empresa privada y los gobiernos. Gráfico: ESPR Group 

La leve ventaja en la confianza que tiene el público hacia la empresa privada versus el gobierno enfrenta retos imperativos en la actualidad. El público que le brinda su confianza no tan solo demanda transparencia en su comunicación, también hace un llamado a la contribución para el desarrollo de regulaciones eficientes en el gobierno y a la convergencia para cambios sociales positivos. Así lo reveló el Edelman Trust Barometer Annual Global Study 2014 (ETBAGS). La décimo cuarta versión del informe fue publicada a principios de este año.  

Más allá de promesas, el público espera ver acción a favor de las industrias menos favorecidas por las regulaciones del gobierno. De hecho, 8 de cada 10 entrevistados reconoció dicha importancia.  

El llamado a favorecer cambios regulatorios positivos mediante un proceso de convergencia es muy serio. Quizá esa sea la razón por la que en tan solo un año (2013-14), la confianza pública en los NGO's (Non-governmental organizations) pasó de un último a un primer plano y ahora su ventaja supera el 65% versus un 58% de los líderes en la empresa privada.

De hecho, en 20 de los 27 países participantes en el estudio se identificó una mayor confianza en organizaciones sin fines de lucro o grupos de voluntarios, conocidos como NGO's. Tendencia que probablemente se deba a que sienten los NGO's más transparentes y cercanos en comparación con otros tipos de líderes tanto de la empresa privada, como del gobierno.  

 

La falta de liderazgo continúa abarcando todas las industrias. A pesar de que la empresa privada contó con más del 50% de la confianza del público, solo 1 de cada 5 participantes confía en que sus líderes dicen la verdad. Lo que se traduce en una menor credibilidad pública cuando se compara con otros portavoces potenciales (experto técnico o académico).
 

Hay varios sectores favorecidos por la credibilidad del público. Entre ellos, la industria tecnológica destacó una tendencia importante y más del 79% de los participantes indicó tenerle mayor confianza. En contraste, las instituciones financieras son las menos favorecidas por la confianza de la gente (50%).

 

El público cada vez opta por nuevas fuentes de información como expertos académicos o herramientas de búsqueda ("search engines"). Mientras tanto, los gobiernos y las empresas aún no superan la crisis de liderazgo que arrastran desde el estudio ETBAGS del pasado año. Ahora enfrentan un reto mayor para proyectar transparencia en la comunicación y un mayor compromiso a la convergencia con su cadena de suministros, empleados y NGOs.

El ETBAGS contó con más de 33,000 participantes de 27 países entre los 25 y 64 años. El estudio estuvo a cargo de Edelman, una de las firmas de relaciones públicas más grandes del mundo con sede en la ciudad de Chicago en EE.UU.

Para más información consulte el siguiente video:

 



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PENTAGRAMA EN USO CORPORATIVO DE REDES SOCIALESA buen ritmo la presencia de marcas latinas en Internet

Marcas corporativas de Latinoamérica a buen ritmo en el uso de redes, según
el "Latin America Social Media Check-Up 2013" de Burson Marsteller.  Gráfica: KCT 

Como si se tratara de un pentagrama musical, las marcas corporativas ponen la clave que da ritmo a su presencia en la Internet. El uso de las redes y plataformas sociales por parte de las empresas aumentó un 16% en Latinoamérica durante los últimos 2 años. Cifras que duplicaron las del crecimiento en uso de redes en carácter global (8%). 

Así lo demostró el informe más reciente de Burson Marsteller. El "Latin America Social Media Check-Up 2013" se presentó a mediados del pasado mes de enero en Miami, Florida. Se analizó el uso de Facebook, Twitter, Youtube, Google+ y los Blogs entre 25 marcas latinas con mayor facturación. La muestra total consistió en 225 empresas. 

De toda la región, Argentina lleva la voz cantante porque casi triplicó el uso de redes desde el 2010 hasta el presente (25 a 64%). En contraste, Puerto Rico creció 5 veces más en el mismo periodo de tiempo (5 a 28%).

Al considerar que Argentina supera los 40 millones de habitantes versus los 3.8 que tiene Puerto Rico (según los respectivos Censos del 2010), es evidente que la voz de nuestras empresas está a tono con la tendencia. 

Armonioso uso de Twitter 

Un 53% de las empresas en América Latina prefirió Twitter sobre Facebook (50%). Una leve ventaja al son del microblogueo. Cuando se compara el crecimiento global de Twitter (17%) con el de nuestra región (21%), se infiere que los latinos superamos por 4 puntos porcentuales en el uso corporativo a través de esta plataforma. 

Por un lado Argentina, Perú y Puerto Rico duplicaron la cantidad de empresas que usan Twitter desde el 2010. Por el otro, Venezuela las triplicó. Asimismo 5 de cada 10 empresas interactuó de forma activa con sus seguidores por medio de menciones (mentions) o rituits.

El ritmo que lleva Facebook

Si bien Facebook dirigió la orquesta de redes en el mundo, hoy no es el caso en nuestra región. El crecimiento global en el uso de esta red (20%) supera al de Latinoamérica casi por el doble (11%). Sin embargo, el uso de Facebook por parte de las empresas de Argentina, Brasil, Perú y Puerto Rico, se duplicó en los últimos años. De hecho, en nuestra Isla creció en más de 20% entre 2010-12.

Los seguidores de empresas brasileñas ahora dirigen la orquesta social de Facebook en la región. Un promedio de 45 mil personas interactuó con sus marcas predilectas en este país durante el periodo del estudio. Le siguieron Perú con un promedio de 7 mil personas, Argentina con 4 mil, Chile con 2 mil y nuestro País con poco más de 1, 500.

Perú es el líder de los vínculos entre marcas y sus seguidores con un promedio semanal de 27 interacciones en el Fanpage, seguido por Brasil con 18, Chile y Uruguay con 7, y Puerto Rico con 5. 

El son que compone Youtube

En el caso de Youtube, los latinos volvemos a llevar la voz cantante. Cerca de 2.303.458 brasileños vieron videos durante el periodo del estudio. En resumen, este país supero por más de 200 mil visualizaciones el promedio global en el mismo periodo de tiempo (2.034.931).

En el caso de las empresas, casi 1 de cada 3 comparte videos de forma activa. México tienen la mayor cantidad de empresas con perfiles en Youtube (52%), seguidos por Brasil y Chile con 48%. En el caso de Colombia hubo una baja considerable (29 a 12%),  pero en Puerto Rico se duplicaron (5 a 12%) y en Argentina se triplicaron (10 a 32%).

El coro que hacen los blogs.

Las empresas en Brasil, Chile y Perú disminuyeron el uso de blogs corporativos en 9, 13, y 1 punto porcentual, respectivamente en los últimos años. No obstante, Argentina, México y  Colombia mantienen un uso considerable. De forma similar, Venezuela duplicó el uso de blogs para empresas de 5 a 12% y Puerto Rico aumentó de 5 a 8 puntos porcentuales en los últimos años.

Las empresas no entonan con Google+

Solo un 20% de empresas latinas utilizó Google+ en comparación con el 48% de uso que le dan en otras regiones del mundo. En nuestra región, solo Brasil y Perú tienen 4 de 10 empresas activas en esta red y México un 32%. En el caso de Puerto Rico, ocupamos la penúltima posición con solo 4% de uso seguidos por Uruguay con ningún uso según el informe.

Tal como mencionamos en una publicación anterior, el progreso en uso corporativo de redes lleva paso firme. En el 2010 apenas incursionaron en estas redes, al año siguiente (2011) comenzaron a interactuar, en 2012 ganaron terreno y este año impulsan una nueva perspectiva, la tendencia a preferir el microblogueo. Otras conclusiones interesantes incluyen:

• Los clientes mantienen el apoyo a la presencia de marcas corporativas en línea y cada vez están más comprometidos. 
• Las empresas crean múltiples cuentas corporativas para segmentar sus respectivos mercados de clientes (geográficos, tema o servicio, etc).
• El compartir y consumir video "en linea" cobra vital relevancia.
• Los negocios que usan Twitter enfrentan el reto de sobresalir del ruido para hacer notar sus contenidos. 

Compartimos la siguiente infografía con los detalles básicos del estudio:

Acceda a la presentación para detalles adicionales del estudio:

Latam sm study 2013 spanish from Burson-Marsteller Latin America

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